Rechnung versenden

Eine fertige Rechnung verschickst du per E-Mail an den Kunden. Das PDF wird automatisch als Anhang angefügt, den Begleittext kannst du pro Rechnung individuell anpassen.

Den Versand startest du auf der Detailseite der Rechnung über die Aktion Per E-Mail senden in der Seitenleiste. Es öffnet sich eine eigene Seite zum Verfassen der E-Mail.

Empfänger und Betreff

In der Seitenleiste der Versand-Seite legst du fest, an wen die E-Mail geht:

• An: Die E-Mail-Adresse des Kunden, standardmäßig vorbelegt aus den Kundendaten. Du kannst sie bei Bedarf ändern, zum Beispiel wenn die Rechnung an die Buchhaltung einer anderen Person geht.
• CC und BCC: Optionale Zusatzempfänger. Mehrere Adressen gibst du durch Komma getrennt ein.
• Betreff: Standardmäßig Rechnung [Nummer]. Du kannst den Betreff frei anpassen.

Inhalt der E-Mail

Der Inhalt der E-Mail wird aus deiner Rechnungs-Mailvorlage übernommen. Platzhalter wie der Name des Kunden oder die Rechnungsnummer werden dabei direkt mit den richtigen Werten ersetzt. Du kannst den Inhalt für diesen Versand noch anpassen, etwa um eine Zahlungserinnerung oder einen Hinweis zu ergänzen.

Mit Reset verwirfst du deine Anpassungen und stellst den Stand aus der Vorlage wieder her. Betreff und Inhalt werden dabei zurückgesetzt, die Empfänger-Adressen bleiben erhalten.

Die Rechnungs-Mailvorlage selbst pflegst du in den Mail-Vorlagen. Änderungen dort wirken sich auf künftige Versände aus, nicht auf Rechnungen, die du schon einmal verschickt hast.

PDF-Anhang

Das Rechnungs-PDF wird automatisch an die E-Mail angehängt, du musst nichts manuell hochladen. Der Anhang heißt Rechnung-[Nummer].pdf und enthält alle Positionen, Kopf- und Fußtexte sowie Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Falls das PDF noch nicht vorliegt, wird es direkt vor dem Versand erzeugt.

Was beim Versenden passiert

• Die E-Mail wird an den Kunden und die Zusatzempfänger verschickt.
• Der Status der Rechnung bleibt unverändert. Eine verschickte Rechnung ist nicht automatisch bezahlt. Sobald die Zahlung eingegangen ist, markierst du sie auf der Detailseite manuell als bezahlt.
• Der Betreff und der Inhalt werden an der Rechnung gespeichert, sodass du den letzten Stand bei einem erneuten Versand wieder vorfindest.
• Die Versand-Seite schließt sich und du landest zurück auf der Detailseite der Rechnung.

Rechnung erneut senden

Du kannst eine Rechnung jederzeit erneut verschicken, zum Beispiel für eine Zahlungserinnerung an einen überfälligen Kunden. Öffne die Detailseite und klicke wieder auf Per E-Mail senden. Beim nächsten Versand findest du deinen zuletzt gesendeten Text wieder vor und kannst ihn direkt anpassen.