Umbuchen & Stornieren
Buchungen lassen sich nachträglich ändern oder rückgängig machen. Beim Umbuchen ersetzt du die bestehende Buchung durch eine neue mit geänderten Positionen oder Zeitraum. Beim Stornieren beendest du die Buchung komplett. In beiden Fällen wird eine Gutschrift erzeugt und, je nach Fall, eine Erstattung oder Nachzahlung ausgelöst.
Umbuchen
Eine Umbuchung nutzt du, wenn ein Kunde seinen Zeitraum verschiebt, einen anderen Artikel wählt oder die Menge ändert. Über die Aktion Umbuchen in der Buchung öffnest du eine Seite, die die bestehende Buchung als Vorlage lädt.
Die Positionen lassen sich hier genauso bearbeiten wie beim Anlegen: Artikel, Station, Zeitraum und Menge sind änderbar. Du kannst Positionen hinzufügen, entfernen oder duplizieren.
Preisdifferenz
Sobald du eine Änderung machst, berechnet die Software den neuen Gesamtbetrag und vergleicht ihn mit dem Original. Die Seitenleiste zeigt beide Beträge und die sich ergebende Differenz.
Ist der neue Betrag höher, entsteht eine Nachzahlung. Du wählst in der Seitenleiste die Zahlungsart, mit der der Kunde die Differenz begleichen soll. Ist der neue Betrag niedriger, entsteht eine Erstattung. In diesem Fall wählst du die Erstattungsmethode: automatisch über die ursprüngliche Zahlungsart oder manuell, etwa per Überweisung außerhalb der Software.
Was beim Umbuchen passiert
Nach Bestätigung der Umbuchung laufen mehrere Schritte automatisch ab:
- Für die alte Buchung wird eine Gutschrift erzeugt.
- Die reservierten Inventarobjekte der alten Buchung werden freigegeben.
- Eine neue Buchung mit den geänderten Positionen wird angelegt.
- Für eine mögliche Nachzahlung wird eine neue Rechnung erstellt.
- Passende Inventarobjekte werden für die neue Buchung reserviert.
- Die alte Buchung wird als umgebucht markiert und bleibt zur Nachvollziehbarkeit bestehen.
- Ist die Option Bestätigung an Kunden senden aktiviert, erhält der Kunde eine E-Mail mit der neuen Buchungsbestätigung.
Stornieren
Beim Stornieren wird die Buchung komplett rückabgewickelt. Über die Aktion Stornieren in der Buchung öffnet sich ein Bestätigungsdialog. Dort wählst du einen Grund und kannst optional weitere Details ergänzen. Der Grund dient der internen Auswertung, die Details bleiben als Notiz an der Buchung.
Nach dem Bestätigen der Stornierung geschieht automatisch:
- Die Buchung bekommt einen Stornierungszeitpunkt und wird in der Liste als storniert markiert.
- Eine Gutschrift über den ursprünglichen Betrag wird erstellt.
- Reservierte Inventarobjekte werden freigegeben und stehen wieder für neue Buchungen zur Verfügung.
- Je nach Zahlungsart und Konfiguration wird eine Erstattung ausgelöst.
Eine stornierte Buchung lässt sich nicht wieder aktivieren. Aktionen wie Umbuchen oder das Versenden der Buchungsbestätigung sind danach deaktiviert. Wenn der Kunde später doch noch bucht, legst du eine neue Buchung an.
Gutschriften
Die bei Stornierung oder Umbuchung erzeugte Gutschrift erscheint im Rechnungs-Panel der Buchung mit eigener Nummer, Betrag und Status. Von dort aus kannst du sie als PDF herunterladen oder erneut an den Kunden versenden.