Rechnung anlegen
Rechnungen entstehen in der Software auf zwei Arten: automatisch zusammen mit jeder Buchung oder manuell im Admin, wenn du eine Rechnung unabhängig von einer Buchung ausstellen willst.
Automatisch aus einer Buchung
Der Standardweg: Sobald du im Admin eine Buchung anlegst oder ein Kunde über dein Buchungsportal bucht, erzeugt die Software direkt im Anschluss eine passende Rechnung. Alle Positionen der Buchung werden übernommen, inklusive Zeiträumen, Mengen und Zusatzartikeln.
Den Status der neuen Rechnung setzt die Software automatisch:
- Wurde die Buchung bereits bezahlt (zum Beispiel per Online-Zahlung), steht die Rechnung sofort auf Bezahlt.
- Ist die Zahlung noch offen, bekommt die Rechnung den Status Ausstehend. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Zahlungsziel, das du in den Buchhaltungseinstellungen hinterlegt hast.
Das PDF der Rechnung wird im Hintergrund erstellt. Du kannst es kurz darauf auf der Detailseite der Rechnung herunterladen oder direkt per E-Mail an den Kunden schicken.
Manuell im Admin
Willst du eine Rechnung schreiben, die nicht an eine Buchung hängt, legst du sie über den Button Neue Rechnung in der Rechnungsliste an. Das ist zum Beispiel für einmalige Leistungen nützlich oder für Nachberechnungen.
Im Formular füllst du die folgenden Bereiche aus:
- Kunde: Wähle einen bestehenden Kunden aus der Liste oder lege direkt aus dem Formular heraus einen neuen an.
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum: Das Rechnungsdatum steht standardmäßig auf heute, das Fälligkeitsdatum wird anhand deines Zahlungsziels vorausgefüllt. Beides kannst du bei Bedarf ändern.
- Kopf- und Fußtext: Kurze Einleitung und Abschlusstext, die oberhalb und unterhalb der Positionen auf der Rechnung erscheinen. Der Fußtext ist mit deiner Standardformulierung aus den Buchhaltungseinstellungen vorbelegt.
- Positionen: Die einzelnen Leistungen, die auf der Rechnung erscheinen. Du kannst Artikel aus deinem Sortiment auswählen und einen Leistungszeitraum angeben, oder freie Positionen mit Titel, Menge und Einheit (Stück, Stunde, Tag, Woche, Monat oder Pauschal) anlegen. Jede Position kann einen eigenen Preis bekommen.
Mit einem Klick auf Speichern wird die Rechnung angelegt. Die Rechnungsnummer vergibt die Software automatisch. Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag berechnet sie aus den Positionen.