Rechnungen
Unter Rechnungen findest du alle Rechnungen, die aus deinen Buchungen entstanden sind oder die du manuell angelegt hast. Du siehst auf einen Blick, welche offen, bezahlt oder überfällig sind, und kannst Rechnungen als PDF herunterladen oder per E-Mail an deine Kunden schicken.
Wie Rechnungen entstehen
Rechnungen werden in den meisten Fällen automatisch erstellt. Sobald eine Buchung im Admin oder über dein Buchungsportal angelegt wird, legt die Software im Hintergrund passend dazu eine Rechnung an. Du musst also nichts Zusätzliches tun, damit ein Kunde eine Rechnung bekommt.
Daneben kannst du Rechnungen auch manuell erstellen, etwa für Leistungen, die nicht direkt an eine Buchung hängen. Wie das funktioniert, liest du unter Rechnung anlegen.
Rechnungsnummer
Rechnungsnummern werden automatisch vergeben und folgen einem festen Format: R steht für Rechnung, dann folgt das Jahr in zwei Stellen, anschließend der Tag im Jahr dreistellig, und am Ende eine fortlaufende Nummer für den jeweiligen Tag. Aus der 2. Rechnung am 17.04.2026 (dem 107. Tag des Jahres) wird also R26107-2.
Dadurch ist jede Rechnungsnummer eindeutig und enthält gleichzeitig das Ausstellungsdatum.
Status einer Rechnung
Jede Rechnung hat einen Status, der anzeigt, in welchem Zustand sie gerade ist.
- Ausstehend: Die Rechnung ist erstellt, der Zahlungseingang ist noch offen. Das ist der Normalzustand direkt nach der Erstellung.
- Bezahlt: Die Rechnung ist beglichen. Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn die Buchung bereits bezahlt wurde, oder manuell über die Aktion „Als bezahlt markieren“ auf der Detailseite.
- Überfällig: Das Fälligkeitsdatum ist überschritten und der Zahlungseingang steht noch aus.
- Storniert: Die Rechnung wurde storniert. Stornierungen entstehen in der Regel durch Umbuchungen, bei denen ein Teil der ursprünglichen Leistung zurückgegeben wird.
Die Rechnungsliste
Im Admin findest du alle Rechnungen unter Rechnungen. Die Liste zeigt pro Rechnung die Nummer, das Rechnungsdatum, den Kunden, den aktuellen Status und den Gesamtbetrag. Neue Rechnungen stehen oben.
Per Klick auf eine Zeile öffnest du die Detailseite der Rechnung. Dort siehst du alle Positionen, die verknüpfte Buchung und Zahlung, und kannst die Rechnung als PDF herunterladen, als bezahlt markieren oder per E-Mail versenden. Mehr dazu unter Rechnung verwalten.