Angebot anlegen
Ein neues Angebot legst du über den Button Neues Angebot in der Angebotsliste an.
Kunde
In der Kunde-Card wählst du den Kunden aus der Liste. Nach der Auswahl werden die hinterlegten Kontaktdaten angezeigt, damit du prüfen kannst, ob Adresse und E-Mail noch aktuell sind.
Ist der Kunde noch nicht erfasst, öffnet sich über den Button Neuen Kunden anlegen im Auswahldialog ein Formular. Pflicht sind Vorname, Nachname und E-Mail. Firma, Telefon und Adresse kannst du direkt hier ergänzen oder später in der Kundenverwaltung nachtragen.
Positionen
Ein Angebot besteht aus einer oder mehreren Positionen. Es gibt zwei Arten:
- Artikel: eine Position aus deinem Sortiment. Du wählst den Artikel, die Station, einen Zeitraum und die Menge. Der Preis wird automatisch aus den hinterlegten Preisen des Artikels berechnet. Reicht die Verfügbarkeit im gewählten Zeitraum nicht, erscheint an der Position ein Verfügbarkeitshinweis. Der Hinweis ist nur eine Warnung, das Angebot lässt sich trotzdem speichern.
- Individuelle Position: eine frei definierbare Leistung, die nicht aus dem Artikelstamm kommt. Du gibst eine Bezeichnung, Menge und Einheit an und trägst den Bruttopreis manuell ein. Typische Beispiele sind Anlieferung, Aufbau, Reinigung oder Zusatzleistungen, die nicht als Artikel gepflegt sind.
Pro Position kannst du zusätzlich eine Beschreibung ergänzen. Die Beschreibung erscheint auf dem Angebots-PDF und später auch auf der Rechnung, falls das Angebot zur Buchung wird, und eignet sich für Details wie Zubehör, besondere Vereinbarungen oder Hinweise zur Lieferung.
Bei Artikel-Positionen kannst du den automatisch berechneten Preis außerdem über Preis überschreiben manuell anpassen, zum Beispiel für einen individuell vereinbarten Rabattpreis.
Kopf- und Fußtext
Über und unter den Positionen kannst du freien Text einfügen. Der Kopftext erscheint auf dem PDF oberhalb der Positionsliste, der Fußtext darunter. Typische Inhalte sind eine persönliche Anrede, Hinweise zur Gültigkeit des Angebots, Zahlungsbedingungen oder ein Abschlusssatz.
Ein Standard-Fußtext lässt sich in den Buchhaltungs-Einstellungen hinterlegen. Dieser wird bei jedem neuen Angebot automatisch übernommen, kann aber pro Angebot angepasst oder entfernt werden.
Angebotsdatum und Gültigkeit
In der Seitenleiste legst du zwei Datumswerte fest:
- Angebotsdatum: der Tag, an dem das Angebot erstellt wird. Standardmäßig das heutige Datum. Das Datum erscheint auf dem PDF.
- Gültig bis: bis wann das Angebot für den Kunden verbindlich ist. Standardmäßig 30 Tage nach dem Angebotsdatum. Nach Ablauf kann das Angebot in den Status Abgelaufen wechseln.
Preisübersicht
Sobald du Positionen hinzufügst, berechnet die Software fortlaufend die Summen und zeigt sie in der Seitenleiste und unten auf der Seite an: Nettobetrag, Mehrwertsteuer (19 Prozent) und Gesamtbetrag. Bei Artikel-Positionen basiert die Berechnung auf den hinterlegten Preisen, bei individuellen Positionen auf dem eingegebenen Bruttopreis.
Nach dem Speichern
- Das Angebot bekommt eine fortlaufende Nummer.
- Der Status steht zunächst auf Entwurf.
- Im Hintergrund wird ein PDF erzeugt, das du auf der Detailseite ansehen und herunterladen kannst.
- Es wird noch keine E-Mail an den Kunden verschickt. Das passiert erst im nächsten Schritt.